Payroll in 2026: meer grip op risico’s, complexe regelgeving en AI 

Organisaties staan voor de uitdaging om payrollprocessen veiliger, efficiënter en toekomstbestendiger te maken. Systemen die enkele van de meest gevoelige persoonsgegevens verwerken, krijgen te maken met toenemende cyberdreigingen, complexere wet- en regelgeving en een aanhoudend tekort aan gekwalificeerd personeel. Tegelijkertijd spelen organisaties hierop in door de complexiteit van payroll beter te beheersen, de mogelijkheden van AI te benutten en payroll steeds vaker te positioneren als een strategische bedrijfsfunctie.

Cyberweerbaarheid wordt een steeds belangrijkere pijler van moderne payroll
Nu payrollsystemen steeds meer gevoelige persoonsgegevens verwerken, groeit ook het belang van een goede voorbereiding op cyberdreigingen. Dat maakt cyberweerbaarheid een belangrijke drijfveer achter de verdere ontwikkeling van payroll. Voor een derde van de payrollverantwoordelijken (33%) is het versterken van databeveiliging dan ook een van de belangrijkste verbeterpunten voor de komende twee tot drie jaar.

Die aandacht is niet zonder reden. Steeds meer organisaties krijgen te maken met cyberincidenten die hun payrollprocessen verstoren. Het aandeel organisaties dat in het afgelopen jaar ten minste één dergelijk incident heeft ervaren, is gestegen van 57% naar 70%. Bijna een kwart (23%) rapporteert zelfs drie tot vier incidenten per jaar, terwijl een kleiner deel met vijf of meer incidenten te maken kreeg.

Tegelijkertijd verschillen organisaties sterk in de mate waarin zij op dergelijke risico’s zijn voorbereid. Slechts 41% beschikt over een organisatiebreed continuïteits- of calamiteitenplan voor payroll, terwijl andere organisaties nog vertrouwen op beperkte of landspecifieke maatregelen. Tegelijkertijd heeft bijna de helft (47%) de maatregelen op het gebied van databeveiliging al versterkt, terwijl andere organisaties daar momenteel mee bezig zijn. Dat wijst op een geleidelijke, maar duidelijke ontwikkeling naar beter beveiligde en weerbaardere payrollprocessen.

 Complexe wet- en regelgeving zet payroll onder druk
Het naleven van arbeidswet- en regelgeving in verschillende landen blijft een van de grootste operationele uitdagingen voor internationaal opererende organisaties. Driekwart (75%) van de payrollverantwoordelijken noemt dit een belangrijke uitdaging en 70% geeft aan moeite te hebben om inzicht te krijgen in waar de organisatie niet aan wet- en regelgeving voldoet. Hierdoor ontstaan blinde vlekken op het gebied van compliance, met directe financiële gevolgen.

• 69% van de organisaties betaalt medewerkers liever te veel dan het risico te lopen de wet- en regelgeving te overtreden. Een voorzichtige, maar kostbare aanpak die de verborgen kosten van onzekerheid rondom compliance benadrukt.
• Ondanks deze voorzorgsmaatregel krijgt 68% van de organisaties nog altijd minstens één keer per jaar te maken met boetes als gevolg van het niet naleven van wet- en regelgeving.
• 47% noemt de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving als een van de twee belangrijkste oorzaken van fouten in de salarisverwerking.

iDavy van Iersel, general manager van ADP in Nederland:  “Wanneer twee derde van de organisaties medewerkers bewust te veel betaalt omdat zij onvoldoende vertrouwen hebben in hun kennis van lokale wet- en regelgeving, is het duidelijk dat de huidige aanpak niet langer volstaat. De oplossing ligt niet in nóg voorzichtiger werken, maar in een andere benadering van payrollrisicomanagement. In een complexe internationale payrollomgeving moeten organisaties compliance en databeveiliging niet langer als afzonderlijke aandachtsgebieden behandelen, maar integreren in één samenhangende aanpak. Hoewel AI hierbij steeds vaker wordt ingezet, blijft internationale toepassing uitdagend door verschillen in arbeidswetgeving, belastingregels en datastructuren. Daarom zijn oplossingen nodig die wijzigingen in wet- en regelgeving realtime signaleren, beveiliging structureel integreren in payrollprocessen en organisaties ondersteunen met de juiste juridische en technische expertise om deze complexiteit effectief te beheersen.”

Personeelstekorten versnellen de inzet van AI: technologie ondersteunt medewerkers, maar vervangt het niet
Uit het onderzoek blijkt dat 68% van de organisaties aangeeft dat de dienstverlening van de payrollafdeling onder druk staat door een tekort aan gekwalificeerd personeel. Vorig jaar was dat nog 61%. Daarnaast zegt 64% moeite te hebben om geschikte medewerkers extern aan te trekken. Niet de wens om het personeelsbestand te verkleinen, maar juist het tekort aan talent stimuleert organisaties om vaker technologische oplossingen in te zetten.

Tegelijkertijd blijven organisaties investeren in het ontwikkelen en bijscholen van medewerkers om bestaande tekorten aan kennis en vaardigheden op te vangen. Daarbij zien zij AI niet als vervanging van medewerkers, maar als een waardevolle aanvulling. De combinatie van AI, menselijk beoordelingsvermogen en diepgaande kennis van wet- en regelgeving wordt gezien als essentieel om de toenemende complexiteit van payroll en compliance het hoofd te bieden.

• 72% van de organisaties heroverweegt hoe de continuïteit van de payrolldienstverlening kan worden gewaarborgd nu de arbeidsmarkt steeds krapper wordt.
• 44% zet AI in of onderzoekt de mogelijkheden daarvan om personeelstekorten op te vangen. Daarmee is AI de meest genoemde oplossing, gevolgd door het automatiseren van handmatige processen (40%) en het standaardiseren van payrollprocessen over verschillende landen heen (39%).
• Ongeveer een derde gebruikt AI inmiddels voor kerntaken, zoals gegevensinvoer (35%), foutdetectie (35%) en compliancemanagement (33%).
• Nog eens 37 tot 40% is bezig met het verkennen of implementeren van AI binnen deze processen.

Payroll ontwikkelt zich van ondersteunende financiële functie tot strategische bedrijfsfunctie
Het onderzoek laat een opvallende verschuiving zien in de positie van payroll binnen organisaties. Het aandeel organisaties waarin payroll als zelfstandige bedrijfsfunctie is ingericht, is in één jaar tijd meer dan verdrievoudigd: van 13% naar 43%. Tegelijkertijd maakt nog slechts 21% van de payrollteams deel uit van de financiële afdeling, tegenover 52% een jaar eerder. Dit laat zien dat organisaties payroll steeds vaker beschouwen als een strategische functie met een eigen toegevoegde waarde, in plaats van als onderdeel van Finance.

Deze ontwikkeling gaat gepaard met gerichte investeringen in nieuwe kennis en expertise:

• 76% van de payrollverantwoordelijken geeft aan het payrollteam uit te breiden. Organisaties zijn daarbij vooral op zoek naar expertise op het gebied van compliance (38%), databeveiliging (37%), data-analyse (37%), salarisverwerking (35%) en IT (34%).
• 44% van de respondenten wil dat payrollteams meer tijd besteden aan data-analyse en het verbeteren van bedrijfsprocessen. Daarnaast wil 43% meer focus op strategische planning en de implementatie van nieuwe technologieën.

Deze verschuiving weerspiegelt de groeiende erkenning dat payroll – op het snijvlak van Finance, HR en compliance – beschikt over een van de rijkste databronnen over het personeelsbestand binnen een organisatie. Organisaties die hierin investeren, benutten payrollinzichten steeds vaker voor strategische personeelsplanning, het monitoren van wet- en regelgeving en het verbeteren van de medewerkerservaring.

Het volledige rapport The Potential of Payroll in 2026 is gratis te downloaden.