De Stichting Contactgroep Automatisering (CGA) heeft een nieuwe Leidraad voor een Zelfaudit op Bedrijfsprocessen geïntroduceerd. Dit praktische hulpmiddel stelt financieel dienstverleners in staat hun bedrijfsvoering zelfstandig te toetsen aan belangrijke wettelijke kaders, waaronder de Wft, AVG en Wwft. De leidraad ondersteunt intermediairs bij het voeren van een beheerste en integere bedrijfsvoering en verkleint de juridische en financiële risico’s aanzienlijk.
Van checklist naar effectieve bedrijfsvoering
De nieuwe leidraad onderscheidt zich doordat het meer is dan een eenvoudige checklist. Het instrument is ontworpen om vast te stellen of procedures niet alleen op papier aanwezig zijn, maar ook correct, begrijpelijk en effectief werken in de dagelijkse praktijk. De toezichthouders en wetgevers hechten er immers groot belang aan dat beleid daadwerkelijk functioneert zoals bedoeld.
Belang voor het intermediair: Risicobeheersing en bewijslast
De AFM verwacht in toenemende mate dat financieel dienstverleners zelf risicoanalyses uitvoeren en maatregelen nemen. Het gebruik van deze leidraad is daarom van cruciaal belang voor intermediairs:
- Beperking aansprakelijkheid: Een proactieve houding ten aanzien van compliance kan de aansprakelijkheid van het kantoor aanzienlijk beperken.
- Sterke positie bij conflicten: Door het aanleggen van een auditmap met relevante informatie en beleidsdocumenten, kan een kantoor bij een conflict met een cliënt of een onderzoek door de toezichthouder aantonen dat er zorgvuldig is gehandeld.
- Voorkomen van schade: Het correct toepassen van de zelfaudit verkleint de kans op schadeclaims of boetes aanzienlijk.
Beschikbaarheid en ondersteuning
De CGA moedigt dienstverleners aan om periodiek zelf controles uit te voeren. De leidraad is te vinden op de website van de CGA: https://www.contactgroepautomatisering.nl/leidraad/.
Voor kantoren die behoefte hebben aan extra begeleiding, biedt Bureau DFO Compliance een speciale ‘Workshop Zelfaudit’ aan. Tijdens deze training wordt onder andere ingegaan op de basisprincipes van controleleer, het opstellen van een jaarplanning en het borgen van de bedrijfsvoering volgens de normen van de AFM.
